Registro de jornada y fichaje con GPS en obra: qué exige la ley en 2026

El registro de jornada es obligatorio en España desde 2019, pero en 2025 la Inspección de Trabajo endureció el criterio: ya no basta con una hoja de firmas. El registro debe ser objetivo, fiable y accesible, y para las empresas que trabajan a pie de obra eso significa una cosa concreta: saber dónde fichó cada persona, no solo cuándo.

Si tu equipo se mueve entre obras, este artículo te interesa. Vamos a lo práctico: qué exige la norma, qué falla en la mayoría de talleres, y cómo se resuelve sin convertir el fichaje en una pelea diaria.

Qué exige exactamente la norma

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar la jornada diaria de toda la plantilla, incluyendo hora de inicio y de finalización. Tres detalles que se pasan por alto:

• Cuatro años de conservación. Los registros deben guardarse y estar a disposición de la persona trabajadora, sus representantes y la Inspección.
• No es válido el registro editable a posteriori sin traza. Si el archivo se puede modificar sin dejar rastro de quién lo cambió y cuándo, no cumple la exigencia de fiabilidad.
• Las horas extra se calculan sobre ese registro. Sin registro fiable, cualquier reclamación por horas extraordinarias parte con la empresa en desventaja.

Las sanciones por infracción grave en materia de registro horario van de 751 € a 7.500 € según la gradación del artículo 40 de la LISOS. No es la multa lo que más duele: es que un registro mal llevado debilita tu posición en cualquier conflicto laboral.

El problema específico de trabajar a pie de obra

En una oficina, el fichaje es sencillo: la gente entra por una puerta. En una empresa de instalaciones, montajes o reformas, la realidad es otra:

• Cada persona empieza el día en un sitio distinto.
• Hay quien va directo a la obra sin pasar por el taller.
• Los desplazamientos entre obras son tiempo de trabajo y casi nunca se registran bien.
• El encargado acaba rellenando el parte de memoria el viernes por la tarde.

Ese último punto es el que convierte el registro en ficción. Un parte reconstruido de memoria tres días después no es un registro objetivo, y quien lo firma lo sabe.

Qué aporta el fichaje con GPS

El fichaje con geolocalización resuelve el problema de raíz: la persona ficha desde el móvil y el sistema guarda la coordenada del momento del fichaje. Con eso:

• El registro deja de depender de la memoria de nadie.
• Los desplazamientos entre obras quedan documentados.
• Las horas imputadas a cada proyecto salen del propio fichaje, no de una estimación posterior.

Aquí conviene ser claro con un punto legal importante, porque se malinterpreta a menudo.

Lo que el GPS puede y no puede hacer

La Agencia Española de Protección de Datos es explícita: la geolocalización laboral está permitida para verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales, pero solo durante la jornada y con información previa a la plantilla. Concretamente:

• No puedes hacer seguimiento continuo fuera del horario de trabajo.
• Debes informar de forma expresa, clara e inequívoca antes de activar el sistema: qué se registra, para qué y durante cuánto tiempo.
• Debes aplicar el principio de minimización: registrar la ubicación en el momento del fichaje cumple; rastrear la posición cada cinco minutos durante ocho horas, no.

Un sistema bien planteado registra el punto de fichaje y nada más. Si tu proveedor te ofrece seguimiento continuo como argumento de venta, desconfía: te está vendiendo un problema legal.

Cómo montarlo sin que se convierta en un conflicto

La resistencia al fichaje casi nunca es por el fichaje en sí. Es por lo que la gente teme que signifique. Tres cosas que funcionan:

• Explica el radio antes de activarlo. Configura un radio razonable alrededor de cada obra (100-200 metros según el tipo de emplazamiento) y dilo en voz alta. La gente acepta mucho mejor un sistema cuyas reglas conoce.
• Que el trabajador vea sus propios datos. Si cada persona puede consultar sus horas acumuladas de la semana desde el móvil, el fichaje deja de ser vigilancia y pasa a ser una herramienta suya. Esta es la diferencia práctica entre un sistema aceptado y uno saboteado.
• Contempla el fichaje manual con justificación. Siempre habrá el día sin cobertura o el móvil sin batería. Un sistema que no lo prevé genera partes falsos.

De fichaje a coste real por obra

Aquí está el retorno que no aparece en el argumentario legal. Si el fichaje está bien hecho y cada hora se imputa a una obra, tienes algo que la mayoría de pymes industriales no tiene: el coste de mano de obra real de cada proyecto, y no la estimación que hiciste al presupuestar.

Esa cifra cambia decisiones. Descubres que el tipo de trabajo que creías más rentable no lo es, que hay clientes que consumen el triple de horas de las presupuestadas, y que el margen que creías tener se lo comían los desplazamientos.

Sin fichaje conectado a proyectos, ese dato no existe. Con él, sale solo cada mes.

Qué mirar al elegir herramienta

Si estás valorando opciones, estas son las preguntas que separan una solución real de un cronómetro con marca:

• ¿El fichaje queda vinculado a la obra o proyecto, o solo registra hora de entrada y salida?
• ¿Las horas registradas alimentan el coste del proyecto automáticamente?
• ¿Existe exportación para nóminas o habrá que picar las horas otra vez?
• ¿Los datos son exportables si algún día cambias de proveedor?
• ¿El radio de geolocalización es configurable por obra?

La última merece atención: una obra en polígono industrial y un piso en el centro de una ciudad no admiten el mismo radio, y un sistema con un radio fijo te obligará a hacer excepciones constantes.

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En Flux el fichaje con GPS y radio configurable va incluido desde el plan Plus, y las horas registradas alimentan directamente el coste de cada proyecto y los informes para nóminas. Puedes verlo funcionando con datos reales en la demo pública, sin registro ni tarjeta.

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